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Groupware light

Günstige und kostenlose Tools verbessern in kleinen Unternehmen die Teamarbeit.

Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen, E-Mails: Der Büroalltag ist voll davon. Zumindest für den einzelnen Mitarbeiter ist es jedoch oft kein Problem, den alltäglichen Datenwust zu organisieren. Denn mit Outlook, dem in kleinen und mittelständischen Firmen am häufigsten genutzten Programm für diesen Zweck, oder mit vergleichbaren Lösungen ist man schnell Herr über den digitalen Schreibtisch - allerdings nur seines eigenen. Geht es hingegen um das Abstimmen von Terminen oder Aufgaben innerhalb von kleinen Arbeitsgruppen, einer Abteilung oder auch nur zwischen Chef und Sekretärin, kann es schwierig werden. Das Problem: Outlook ist nicht ohne Weiteres netzwerkfähig. Gängige Systeme aber, die die persönlichen Outlook-Daten mehrerer Anwender innerhalb eines Netzwerks miteinander verknüpfen - etwa der Exchange-Server von Microsoft oder die lizenzfreie Groupware-Lösung Open-Xchange -, sind für Klein- und Kleinstfirmen meist etwas zu aufwändig. Doch es gibt kostengünstige Alternativen.

Outlook ohne Exchange

Zum Beispiel das Tool OLfolders. Ganz ohne Exchange oder sonstige Serversoftware verbindet OLfolders beliebig viele Outlook-Anwender in einem Netzwerk miteinander. Das Tool, entwickelt von der Hamburger Softwareschmiede Quester, wird einfach auf den Arbeitsrechnern installiert, die über ein Netzwerk miteinander verbunden sind. "Fortan haben alle Anwender über ihr Outlook-Programm Zugriff auf Termine, Mails, Notizen und andere Daten, die in den Outlook-Programmen der Kollegen hinterlegt sind", erläutert Inhaber Thomas Klaus Quester. Externe Rechner etwa an Heim-Arbeitsplätzen können ebenfalls eingebunden werden. Eine gesicherte Internetverbindung ist hierfür freilich empfohlen. Einmal installiert, erscheinen innerhalb der gewohnten Ordnerübersicht von Outlook die Ordner der Kollegen. Es lassen sich aber auch neue gemeinsame Ordner, etwa für E-Mails, einrichten. Praktisch: Ein zentraler Gruppenkalender sammelt die Termine aller Anwender ein und stellt sie in unterschiedlichen Farben dar. Weil alle Anwender direkt auf die Dateien der anderen zugreifen, muss das Tool nicht laufend synchronisieren. Der Vorteil: Das Netzwerk wird nicht hoch belastet, die Anwendung läuft recht flüssig. Ein weiteres Feature der Lösung ist eine Rechteverwaltung, über die sich Ordner oder einzelne Dokumente vor Zugriffen oder Änderungen schützen lassen.

OLfolders verträgt sich mit allen Windows-Systemen und stört sich auch nicht an unterschiedlichen Outlook-Versionen, die innerhalb eines Netzwerks laufen. Der Preis für die Software ist gestaffelt - je mehr Anwender, desto günstiger wird es. Für drei Anwender etwa kostet die lebenslange Lizenz pro User rund 75 Euro, bei zehn Anwendern sinkt der Preis auf 39 Euro.

Eine sehr ähnliche Lösung ist Public Folders aus dem Hause CodeTwo. Auch sie vernetzt Outlook-Daten, die auf unterschiedlichen Rechnern eines Netzwerks liegen, ohne dafür einen Exchange Server einrichten und pflegen zu müssen. Im Unterschied zu OLfolders legt Public Folders die Daten auf einem "Master"-Rechner an, der als Server fungiert. Die Daten werden dann laufend mit allen angebundenen Rechnern synchronisiert. Nachteil: Das Synchronisieren kann auf die Performance schlagen. Die Grundlizenz für Public Folders für bis zu drei Anwender inklusive Server-Modul kostet 130 Euro, jede weitere Lizenz ab 33 Euro abwärts.

Ebenfalls infrage kommt die Software OLXTeamOutlook. Ohne weitere Hard- und Software macht auch sie Outlook netzwerkfähig und erlaubt den gemeinsamen Zugriff auf Kalender- und weitere Daten. Kostenpunkt für drei Anwender: 233 Euro.

Freies Kalender-Add-On

Mit dem kostenlosen Add-On Lightning macht die Mozilla-Gemeinde jetzt auch den ebenfalls kostenfreien E-Mail-Client Thunderbird ein Stück reifer für den Büroalltag: Lightning, nach mehreren Betas im Juni in Version 1.0 erschienen, ermöglicht das Verwalten mehrerer Kalender und bereichert Thunderbird um eine umfangreiche Aufgabenverwaltung. Das Arbeiten mit Lightning im Team setzt voraus, dass die Software auf einem Server installiert ist. Als Alternative kann aber auch ein Web-Dienst herhalten, der den Server ersetzt. Praktisch: Was an Terminen oder Aufgaben am aktuellen Tag ansteht, blendet das Tool über eine Seitenleiste in das Fenster des E-Mail-Programms ein. Ein weiteres Feature ist das Erinnern an Termine oder Aufgaben per Pop-Up oder mit einem Klangsignal. Per E-Mail lassen sich Termine, Aufgaben und Einladungen an Einzelne oder an eine Gruppe von Nutzern schicken. Diese können die Termine per Mausklick in ihren persönlichen Kalender übernehmen.

Mac-Anwender kommen mit dem Programm iCal seit einer Weile ebenfalls kostenlos in den Genuss einer Software für das Verwalten von Terminen. Dank zusätzlicher kostenfreier Tools, etwa Num-Semaine, ist inzwischen auch der Nachteil behoben, dass iCal standardmäßig keine Kalenderwochen anzeigt. Über CalDAV, ein Serverprotokoll für das gemeinsame Nutzen von Kalenderdaten, können zudem mehrere Mac-Nutzer auf zentral hinterlegte Terminkalender zugreifen und sie bearbeiten. Obendrein sorgt das Protokoll dafür, dass die Daten auf allen Rechnern synchron sind.

Termine aus der Wolke

Wer für CalDAV oder Lightning keinen eigenen Server einrichten möchte, dem bieten sich Webdienste an. Zwar ist es rechtlich höchst bedenklich, wenn Firmen speziell Daten von Kunden in die Wolke auslagern. Solange es aber um eigene Termine geht, bewegen sich Unternehmen auf rechtssicherem Gelände. Mit Google Calender zum Beispiel können mehrere Mitarbeiter gemeinsame Terminkalender einrichten. Der große Vorteil: Dank zahlreicher integrierter Schnittstellen kann der Dienst mit Anwendungen wie Outlook, iCal oder Lightning kommunizieren. Änderungen gleicht Google Calender automatisch mit der stationären Software ab. Das Tool kann aber auch jede andere Terminsoftware vollständig ersetzen. Google Calender wird dann ausschließlich per Web-Browser über das Internet gesteuert. Über ein spezielles Modul lässt sich der Webdienst auch auf Smartphones nutzen. Selbst das Erinnern an Termine per SMS ist möglich. Für Privatanwender ist der Dienst kostenfrei. Für Unternehmenskunden erhebt Google eine Nutzungsgebühr von vier Euro pro Nutzer und Monat. Enthalten sind dann auch andere Dienste wie Google Mail und Google Groups. Nach Angaben von Google nutzen weltweit drei Millionen Firmen die Angebote.

Ein neuer Webdienst ist Apples iCloud: Anfang Juni gestartet, können Anwender in der iCloud Termine oder auch Daten wie Videos und Bilder speichern sowie Gruppenkalender anlegen und verwalten. Zudem sorgt iCloud dafür, dass Daten auf unterschiedlichen stationären oder mobilen Gerätschaften synchron sind. Der Dienst versteht sich nicht nur mit Apple-Hard- und Software, sondern auch mit Windows-Rechnern und Outlook. Einen kleinen Wermutstropfen gibt es allerdings: Wer iCloud nutzen möchte, muss neuere Software-Versionen von Apple oder Microsoft installiert haben.

Autor: Dirk Schäfer

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