Startseite Info-Center Fachartikel & Checklisten Recht und Steuern Kassensturz: Wie Sie sich optimal auf eine steuerliche Prüfung vorbereiten

Kassensturz: Wie Sie sich optimal auf eine steuerliche Prüfung vorbereiten

Schon seit 2002 dürfen die Finanzbehörden bei Außenprüfungen auf steuerlich relevante Datenbestände zugreifen. Jetzt stehen elektronische Registrierkassen im Fokus.

Nachdem die steuerlichen Prüfungsdienste ihr 2002 geschaffenes Datenzugriffsrecht zunächst auf Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme beschränkt hatten, wurde die maschinelle Analyse steuerlich relevanter Unternehmensdatenbestände in den letzten Jahren auf vor- und nachgelagerte Systeme ausgedehnt. Zu den betroffenen betrieblichen Anwendungen zählt insbesondere die Materialwirtschaft. Doch auch Kassensysteme erfreuten sich bereits in der Vergangenheit zunehmender Beliebtheit bei Außenprüfungen. Rückendeckung erhielten die Prüfer dabei nicht nur vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in seinem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht (aktueller Stand 22. Januar 2009 im Internet abrufbar unter www.bundesfinanzministerium.de), sondern auch vom Sächsischen Finanzgericht. Laut dessen Urteil vom 24. November 2006 (Aktenzeichen 4 V 1528/06) handelt es sich bei den in elektronischen Registrierkassen gespeicherten Daten um aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege, die im Rahmen einer Außenprüfung sehr wohl maschinell ausgelesen werden dürfen.

Eben diese Vorhaltung tagtäglich anfallender Kassendaten bereitet in der Praxis erhebliche technische Probleme. Dabei hätte es selbst für Kleinunternehmen weitaus schlimmer kommen können. So sah ein weit gediehener Gesetzgebungsvorschlag zum „Aktionsprogramm für Recht und Ordnung auf dem Arbeitsmarkt“ noch 2008 vor, zwecks Vermeidung nachträglicher Manipulationen von Barverkäufen kurzfristig jede Registrierkasse, Waage mit Registrierkassenfunktion und Taxameter mit einem als „Fiskalspeicher“ bezeichneten elektronischen Chip auszustatten. Diesen sollte der Unternehmer nach der ursprünglichen Planung gegen Gebühr bei seinem örtlich zuständigen Finanzamt beantragen, um ihn dann später vom Bonner Bundeszentralamt für Steuern zugesandt zu bekommen.

Aufbewahrungspflicht beachten

Weil ein solch aufwändiges Verfahren letztlich den flächendeckenden Austausch aller vorhandenen Registrierkassen erfordert hätte, gaben die Finanzbehörden ihr damaliges Ansinnen erfreulicherweise schnell auf. Gänzlich auf eine automatisierte Kontrollmöglichkeit elektronischer Registrierkassen wollen sie freilich keinesfalls verzichten. Denn jetzt hat das BMF in seiner aktuellen Verwaltungsvorschrift vom 25. November 2010 (Aktenzeichen IV A 4 - S 0316/08/10004-07) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften die Messlatte deutlich höher gelegt. Darin konkretisieren die Finanzbehörden die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für sämtliche in Registrierkassen erfasste Geschäftsvorfälle wie beispielsweise Barverkäufe, Stornobuchungen oder Entnahmen (siehe Checkliste „Aufbewahrung und Protokollierung“). Nach der für alle Steuerarten geltenden Abgabenordnung bedeutet dies nicht weniger, als alle elektronischen Kassendaten während der Aufbewahrungsfrist von regelmäßig zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und schlussendlich maschinell auswertbar aufbewahren zu müssen.

Drohende Sanktionen

Unabhängig von ihrer Größe dürften Unternehmen gut beraten sein, die ihnen auferlegten Aufbewahrungspflichten von Kassendaten ernst zu nehmen. Denn neben dem bereits seit Jahren eingesetzten Druckmittel der Gewinnzuschätzung steht den Prüfungsdiensten neuerdings die Verhängung eines finanziell durchaus empfindlichen Verzögerungsgeldes frei. Damit droht selbst bei nur unvollständigem oder nicht zeitnah eingeräumtem Zugriff auf steuerrelevante Datenbestände ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 bis immerhin 250.000 Euro. Dass die Finanzämter zur Festsetzung willens und in der Lage sind, macht schon die erste Entscheidung zum neuen Verzögerungsgeld des Finanzgerichts Schleswig-Holstein vom 3. Februar 2010 (Aktenzeichen 3 V 243/09) deutlich. Danach muss bei einer nicht rechtzeitigen Vorlage steuerlich relevanter Datenbestände ein verhängtes Verzögerungsgeld selbst dann noch gezahlt werden, wenn die Mitwirkungspflichten vom geprüften Unternehmen noch nachträglich erfüllt werden. Damit nicht genug bedarf es nach der Entscheidung keiner weiteren Begründung, sofern vom Finanzamt (nur) der Mindestbetrag von 2.500 Euro verhängt wird.

Übergangsregelung und Ausnahmen

Soweit eine Registrierkasse, eine Waage mit Registrierkassenfunktion, ein Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgrund seiner Bauart den im BMF-Schreiben vom 25. November 2010 aufgelisteten Anforderungen nicht vollumfänglich genügt, darf das Gerät während einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016 zwar grundsätzlich weiterbetrieben werden. Bei technisch aufrüstbaren Geräten verlangen die Finanzbehörden allerdings Softwareanpassungen und Speichererweiterungen, mit denen sich die neuen Vorgaben bereits während der Übergangsfrist erfüllen lassen.

Aber auch technisch veraltete Geräte brauchen nicht vor Ablauf der Übergangsfrist nicht entsorgt werden, sofern das bislang geltende BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996 (Aktenzeichen IV A 8 – S 0310 – 5/95) zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen“ vom Unternehmen beachtet wird. Danach sollen die Finanzämter beim Einsatz elektronischer Registrierkassen regelmäßig von einer vollständigen Aufbewahrung ausgehen, wenn folgende Unterlagen vorgelegt werden können und die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder programmierte Kontrollen sichergestellt ist:

zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen wie insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung, 

die Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikelpreise), 

Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern oder ähnliche sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (beispielsweise Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten), 

Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte „Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sogenannte Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen (zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon.

aus "Creditreform – das Unternehmermagazin aus der Verlagsgruppe Handelsblatt",
Autor: Bernhard Lindgens

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