Checkliste: Das gehört in eine Rechnung

 Vollständige Absender-Angaben: In eine korrekte Rechnung gehören immer der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung stellt.

 Vollständige Empfänger-Angaben: Auch der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsempfängers müssen vorhanden sein.

 Ort und Datum der Rechnungsstellung

 Steuernummer des Absenders:
Sie wird vom Finanzamt vergeben und gehört in jede korrekte Rechnung.

 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) des Absenders:
Unternehmen, die am innergemeinschaftlichen Warenverkehr der EU teilnehmen, müssen in diesen Fällen in der Rechung auch ihre Umsatzsteuer-Identifikationssnummer angeben. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben.

 Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende, einmalig vergebene Identifikationsnummer und dient zur eindeutigen Zuordnung einer jeden Rechnung.

 Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte stets den Titel „Rechnung“ tragen und gegebenenfalls einen Bezug enthalten, z.B. „Ihr Auftrag vom…“.

 Auflistung der erbrachten Leistungen: Jede Rechnung sollte eine genaue Beschreibung der Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs der erbrachten Leistungen sowie den Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung enthalten, um Missverständnissen vorzubeugen.

 Rechnungsbetrag: Ausgewiesen werden muss der zu zahlende Netto-Betrag in Euro, der Mehrwertsteuersatz bzw. die Umsatzsteuer (in der Regel 16 Prozent bzw. 19 Prozent ab dem 1. Januar 2007) und die Höhe des Steuerbetrags in Euro.

 Hinweis auf Steuerbefreiung: Im Falle einer Steuerbefreiung darf auch der Hinweis nicht fehlen, dass für die Lieferung bzw. Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

 Zahlungsziel: Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen, gerät er automatisch in Verzug, wenn er in der Rechnung auf diesen Automatismus hingewiesen wurde. In der Rechnung kann aber auch ein anderes Zahlungsziel, d.h. ein Datum, bis zu welchem die Zahlung eingegangen sein sollte, explizit ausgewiesen werden.

 Bankverbindung: Um Zahlungsverzögerungen vorzubeugen, muss stets die vollständige und korrekte Bankverbindung angegeben werden.

 Aufbewahrungspflicht: Bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden muss in der Rechnung auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht für die Rechnung hingewiesen werden.